هرچند که ارتباطات آنلاین و مجازی به یک بخش ثابت از زندگی شخصی و حرفهای بسیاری از ما تبدیل شده است، اما بسیاری هنوز هم آداب و اصول جلسه آنلاین را بهطور کامل مدیریت نمیکنند. این امر میتواند منجر به خساراتی برای برند شما، ارتباطات کاری، اعتبار شخصی و حرفهای، و حتی کارایی مالی شما و سازمانتان شود. به همین دلیل است که ممکن است پس از جلسات کاری، تماسی با شما برقرار نشود یا همکاران پس از مشارکت در جلسات، انگیزه برای شرکت در جلسات آینده را از دست بدهند.
در این مقاله، به معرفی مهمترین آداب و اصول شرکت جلسه آنلاین، یا همان اتیکتهای آن، میپردازیم. همراه ما باشید تا از وقوع سوءتفاهمهای ناخواسته در جلسات آنلاینتان جلوگیری کنید.
پوشیدن لباس مناسب برای جلسه آنلاین
یکی از ناخوشایندترین وقایعی که میتواند در یک جلسه آنلاین رخ دهد، استفاده سهوی از لباس خانگی در جلسه است. البته همه معمولاً برای بالاتنه و گردن خود لباس مناسبی انتخاب میکنند، اما برخی فکر میکنند که میتوانند با لباس خانگی در جلسه شرکت کنند، زیرا پاهایشان قابل مشاهده نیستند. این امر میتواند منجر به وقایعی ناخوشایند مانند افتادن دوربین یا برخاستن از جلوی دوربین به اهداف دیگر شود و بهطور کلی شخصیت حرفهای شما را خدشه دهد.
علاوه بر رعایت آداب جلسه آنلاین، انتخاب لباس مناسب میتواند بر روحیه شما نیز تأثیر گذار باشد. با حضور رسمی در جلسه، حالت ذهن شما نیز به حالت کاری و رسمی تبدیل خواهد شد. تخصصمندان روابط کاری معتقدند که لباس مناسب حتی در گفتار و رفتار شما نیز تأثیرگذار است.
مطالعه پیش نیازهای شرکت در جلسه
یکی از مهمترین آداب جلسه آنلاین برای شرکتکنندگان، مطالعه فایلهای پیشنیاز مانند دستور جلسه است. این اقدام به شما کمک میکند که با برنامهزمانی و محتوای جلسه آشنا شوید و از طرح موضوعات بیربط خودداری کنید.
علاوه بر فایل دستور جلسه، ممکن است درخواست شود که پیش از برگزاری جلسه آنلاین در مورد موضوعی خاص تحقیق کنید. این درخواست معمول و مرسوم است و عدم رعایت آن میتواند به عنوان نشانهای از بیعلاقگی یا رفتار غیرحرفهای کاری تلقی شود.
توجه به جزئیات فنی جلسه آنلاین
در زمان قبل از جلسه، مطمئن شوید که نرمافزار مورد نیاز برای شرکت در جلسه را دانلود و نصب کردهاید. برخی از نرمافزارها تحت وب هستند و نیازی به دانلود ندارند، بلکه کافی است که بر روی لینک دعوتی که از سوی برگزارکننده دریافت کردهاید کلیک کنید و منتظر پذیرش درخواست خود توسط او باشید.
اگر خود شما برگزارکننده جلسه هستید، توصیه میشود از پلتفرمهایی مانند الوکام استفاده کنید که بهطور خاص برای برگزاری جلسات آنلاین طراحی شدهاند و دارای محیط کاملاً فارسی و رابط کاربری جذابی هستند. این پلتفرمها قابلیتهایی همچون بارگذاری و پخش فایل، حضور و غیاب و برگزاری نظرسنجی را نیز به شما ارائه میدهند.
در برخی از جلسات ممکن است نیاز به استفاده از یک نرمافزار خاص داشته باشید، پس قبل از جلسه حتماً این نرمافزار را نصب کردهاید. همچنین در جلسات مهم کاری که اهداف اقتصادی دارند، توصیه میشود که تا جای ممکن با کیفیت بالای صدا و تصویر شرکت کنید، زیرا این موضوع میتواند نشان دهنده محیط حرفهای کاری شما باشد.
آداب و رسوم شرکت در جلسات آنلاین